Sử dụng email đã trở thành kỹ năng không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Đối với các công ty, việc liên lạc với khách hàng và đối tác có thể diễn ra hoàn toàn thông qua email. Chính vì vậy sử dụng email chuyên nghiệp và hiệu quả là cực kỳ quan trọng.

Nếu bạn đã sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp uy tín rồi vậy bạn đã biết các nguyên tắc sử dụng email sao cho hợp lý và đúng cách chưa. Hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc sau đây nhé:

1. Tuân thủ quy định của công ty

Cần nắm vững những nội quy và chính sách của công ty đề ra về việc viết email. Khi sử dụng email doanh nghiệp, công ty của bạn sẽ giám sát được toàn bộ email được gửi đi, vậy nên cần gửi mail đúng nội dung và tuân thủ nguyên tắc công ty.

2. Trình bày theo bố cục rõ ràng

Một email đầy đủ và chuyên nghiệp cần có bố cục chặt chẽ bao gồm:

• Chào/ gửi…
• Nội dung cần trao đổi
• Kết thúc bằng câu chào/cảm ơn/trân trọng

3. Quy luật chung của nội dung mail

• Đặt tiêu đề cho email: ngắn gọn, có ý nghĩa và bao quát được nội dung email
• Mỗi mail chỉ nên viết về một vấn đề
• Viết mail thật ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu
• Không sử dụng tiếng lóng, viết tắt
• Soát lỗi chính tả trước khi gửi email

4. Sử dụng file đính kèm

Tên file đính kèm cần rõ ràng, bố trí theo nội dung công việc. Cần kiểm tra kỹ file để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thành hoặc không đúng nội dung truyền tải. Với các file được đặt tên bằng Tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ việt không có dấu.

5. Sử dụng chữ ký cá nhân

Để người nhận thư sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì và đến từ đâu thì ngoài một địa chỉ mail doanh nghiệp bạn còn cần tạo cho mình một chữ ký cá nhân. Nó bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại ở cuối bức thư.

6. Trả lời nhanh

Trả lời thư càng nhanh càng tốt, cố gắng trả lời ngay những mail nhận được, điều này thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự lịch thiệp và thiện chí của bạn đối với người nhận.

7. Sử dụng đúng mục đích

• Không sử dụng mail công ty để làm việc riêng,.
• Không phát tán nội dung bất hợp pháp.
• Chuyển tiếp mail cho những người liên quan. Tránh chuyển mail cho đối tượng khác với mục đích trêu trọc, đùa bỡn.

8. Lọc thư rác

Việc nhận được thư rác là điều không tránh khỏi khi các bạn sử dụng email. Nếu thấy thư rác, điều bạn cần làm ngay là xóa thư đó ra khỏi hòm thư của bạn, để tránh tốn dung lượng của mail đồng thời ngăn chặn sự tấn công của hacker. Ngoài ra việc thư rác quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn, bạn có thể bị nhầm lẫn giữa thư công việc và thư rác dẫn đến tình trạng bỏ xót công việc quan trọng cần xử lý.

Hy vọng những nguyên tắc sử dụng mail trên sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình làm việc bằng email.

Tham khảo các gói dịch vụ mail tại đây