Trong bản cập nhật tháng 3 cho gói giải pháp G Suite, Google đã tung ra một số tính năng để giúp nguời dùng G Suite bảo vệ mình. Một trong những tính năng đó là tính năng kiểm soát, giúp nguời dùng bảo vệ những nội dung nhạy cảm trong Team Drive. Những công cụ này đã được đưa vào sử dụng đối với doanh nghiệp sử dụng G Suite phiên bản Business, Enterprise, Education và Non-profit.

Admin có thể sử dụng tính năng này từ 30/5. Nguời dùng cuối phải đợi đến 4/6 – đối với doanh nghiệp thuộc Rapid Release và 18/6 – đối với doanh nghiệp thuộc Schedule Release. Ban đầu, tính năng này chỉ áp dụng cho Google Drive trên web (drive.google.com). Duới đây là thông tin chi tiết:

Cài đặt đối với nguời dùng để bảo vệ tài liệu trong Team Drive

Với tính năng này, nguời dùng* sẽ có thể thay đổi cài đặt đối với bất kì file nào trong Team Drive, nhằm chỉ định rằng liệu các dữ liệu trong đó có thể:

• Được chia sẻ với nguời dùng không cùng một doanh nghiệp
• Được chia sẻ với nguời dùng không phải là thành viên trong Team Drive
• Được tải xuống, sao chép và in bởi commentor – những nguời chỉ có quyền bình luận, và viewers – những nguời chỉ có quyền xem.

*Để thay đổi những cài đặt này, nguời dùng phải

1. Là một thành viên trong Team Drive của doanh nghiệp (thuộc cùng một tên miền) và
2. Có đầy đủ các quyền kiếm soát trong Team Drive.

Để bảo vệ những thông tin nhạy cảm trong doanh nghiệp, admin G Suite có thể đưa ra những cài đặt mặc định đối với những Team Drive mới đươc tạo ra trong doanh nghiệp hay trong các bộ phận cụ thể (Organization Unit). Tuy nhiên những cài đặt này sẽ không được để mặc định.  Các cài đặt mặc định bao gồm:

• Ngăn chặn nguời dùng với đầy đủ quyền truy cập (full access) thay đổi cài đặt của Team Drive
• Ngăn chặn nguời dùng trong doanh nghiệp tạo thêm Team Drive mới
• Ngăn chặn nguời dùng ngoài doanh nghiệp truy cập vào tài liệu trong Team Drive
• Ngăn chặn người dùng không phải thành viên Team Drive truy cập vào dữ liệu trong đó
• Ngăn chặn commentor, viewer tải, sao chép hay in dữ liệu trong Team Drive

Chú ý: Trừ khi có cài đặt thiết lập từ truớc, nếu không những nguời với đầy đủ quyền truy cập vẫn có thể thay đổi những cài đặt trong Team Drive sau khi chúng được tạo ra.

Để có thêm thông tin về việc lựa chọn những cài đặt này trong admin console, bạn có thể truy cập Help Center.

Các thông tin bổ sung đối với cài đặt bảo mật

• Admin G Suite có thể thay đổi quyền truy cập đối với bất kì Team Drive nào của doanh nghiệp. Để biết hướng dẫn, bạn có thể tham khảo tại Help Center.
• Nếu cài đặt của Team Drive chặt chẽ hơn cài đặt của từng tài liệu trong đó, cài đặt của Team Drive sẽ có hiệu lực. Ví dụ: Cài đặt của tài liệu A cho phép thành viên ngoài doanh nghiệp truy cập, nhưng cài đặt của Team Drive ngăn chặn điều này, những nguời đó sẽ mất quyền truy cập.
• Nếu cài đặt của một tài liệu chặt chẽ hơn so với cài đặt của Team Drive, cài đặt ban đầu của tài liệu đó vẫn được giữ nguyên. Ngoài ra, những giới hạn về quyền truy cập của mỗi file tài liệu sẽ vẫn giữ nguyên trừ khi có nguời thay đổi cài đặt đó.
• Các cài đặt và giới hạn truy cập trong Team Drive chỉ có tác dụng với tài liệu nếu chúng vẫn được lưu giữa trong Team Drive đó. Nếu các tài liệu này bị di chuyển sang một vị trí khác, các cài đặt liên quan đến Team Drive truớc đó sẽ không còn tác dụng. Tuy nhiên, những cài đặt truớc khi chúng được chuyển vào Team Drive vẫn sẽ giữ nguyên.
• Tham khảo Help Center để có thêm thông tin về Cách tài liệu và các biện pháp bảo vệ trong Team Drive hoạt động trong từng trường hợp.

Để giảm nguy cơ rò rỉ thông tin, Google khuyến cáo admin G Suite nên bắt đầu thiết lập các cài đặt ngay ngày hôm nay. Lưu ý rằng, trong thời gian đầu công cụ kiểm soát chỉ hiển thị trong Google Drive trên web (drive.google.com). Để có thêm thông tin về Drive, bạn có thể vào Help Center and Learning Center.