Bởi vì email kinh doanh của bạn rất rất quan trọng, quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn là một yêu cầu khắt khe. Mỗi việc kinh doanh sẽ có những nhu cầu cụ thể, nhưng có một vài chức năng cơ bản mà một email theo tên miền của doanh nghiệp cần phải có để phục vụ công việc kinh doanh tốt.

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email cho nhu cầu của bạn có thể bị nhầm lẫn. Dưới đây là 10 chức năng giúp bạn tham khảo để tìm và lựa chọn dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn:

1. Bộ lọc Spam – Thư spam gây tốn rất nhiều thời gian. Bạn không muốn dành thời gian giá trị của bạn để đọc chúng. Đó là lý do tại sao bạn muốn một dịch vụ email mà có một hệ thống để phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến.
2. Độ tin cậy – Nhà cung cấp dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn cần tiếp tục khi bạn cần nó. Email của bạn luôn luôn có sẵn. Thời gian sử dụng email có thể gây mất thời gian của khác hàng hoặc khiến họ không hạnh phúc.
3. Khả năng tích hợp – Một vài nhà cung cấp dịch vụ email làm việc tốt với các công cụ kinh doanh khác như lịch và các sản phẩm phù hợp khác. Nếu việc kinh doanh của bạn phản hồi khá nhiều trên các công cụ, nên cân nhắc một email mà tương tác với công cụ khác mà bạn sẵn sàng sử dụng.
4. An toàn và bảo mật – Với việc tấn công email là một điều hết sức bình thường, bạn muốn nhà cung cấp dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn mang lại một thiết bị mạnh mẽ để bảo mật cho tài khoản của bạn. Bạn cần giữ cho thư của bạn an toàn và không muốn bất kỳ sự truy cập bất hợp pháp nào vào tài khoản của bạn.
5. Dễ dàng sử dụng – Việc kinh doanh luôn phát triển, nhiều nhân viên của bạn cần tạo và sử dụng tài khoản email. Giảm thời gian đào tạo nhân viên bằng cách chọn một nhà cung cấp dịch vụ email dễ sử dụng.
6. Khả năng lưu trữ & sắp xếp – Nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất cung cấp một cách cho bạn để lưu, lưu trữ và sắp xếp tin nhắn email của bạn và thư nháp. Đối với nhiều việc kinh doanh, giữ chính xác và sắp xếp tốt việc giao tiếp kinh doanh là quan trọng.
7. Các tính năng nâng cao – Khi kinh doanh, những tính năng nâng cao trên email như khả năng thu hồi email đã gửi hoặc tính năng tạo lịch trình hoạt động hẹn giờ trên email là rất quan trọng. Những tính năng nâng cao nào quan trọng nhất là phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
8. Mức độ uy tín – Nhà cung cấp dịch vụ email cho việc kinh doanh của bạn cần phải có một danh tiếng tốt. Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn là một trong những thông tin đầu tiên cung cấp cho khách hàng xem.
9. Không gian lưu trữ – Khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ email, hãy lưu ý đến không gian lưu trữ của tài khoản. Bạn sẽ không thể nhận và gửi email  khi tài khoản đã hết chỗ trống.
10. Tính nhất quán – Tất cả mọi người trong doanh nghiệp nên sử dụng cùng một nhà cung cấp dịch vụ cho mục đích kinh doanh. Nếu mỗi thành viên trong nhóm kinh doanh của bạn sử dụng dịch vụ email khác nhau, nó có thể gây nhầm lẫn khách hàng và ảnh hưởng đến khách hàng về sau. Ngoài ra, sử dụng dịch vụ email khác nhau gây khó khăn cho doanh nghiệp trong đào tạo nhân viên và thiết lập các tiến trình để xử lý tin nhắn dịch vụ kinh doanh. Vì các nhà cung cấp cung cấp có các tính năng khác nhau, nên không thể xử lý tin nhắn trong cùng một cách đối với nhân viên nếu họ sử dụng dịch vụ email khác nhau.