Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng email thì các thuật ngữ POP3, IMAP, Exchange hay SMTP chắc hẳn sẽ không xa lạ. Nhưng bạn có hiểu sự khác nhau giữa hai giao thức này và tác động của mỗi giao thức lên tài khoản email của mình như thế nào không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn xem POP3, IMAP, Exchange là gì? Ưu và nhược điểm của từng giao thức? Và từ đó có thể lựa chọn giao thức để sử dụng email phù hợp nhất với bạn.

Nếu bạn chỉ và chỉ gửi và nhận email từ trình duyệt web (Chrome, Firefox…) thì có thể bạn cũng chẳng cần quan tâm nhiều đến POP3 hay IMAP làm gì. Nhưng nếu bạn là người quản trị Mail Server hoặc bạn gửi/ nhận mail từ các ứng dụng email client (như Outlook, Thunderbird, Eudora GNUMail, Mail của Windows hay Mail của Mac) thì chắc chắn bạn phải cấu hình các thông số này khi nhập thông tin tài khoản email.

POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) là hai giao thức nhận email qua môi trường mạng (LAN, WAN, Internet). Cả hai giao thức này đều được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ việc nhận email mọi lúc, mọi nơi. Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync là các sản phẩm/ giao thức độc quyền của Microsoft, tính năng khá giống IMAP nhưng bổ sung thêm một số tính năng cao cấp hơn (thương dùng trong các doanh nghiệp).

Phân biệt Email Client (email ứng dụng) và Webmail (email trực tuyến)

Trong thực tế, khi bạn sử dụng email với các dịch vụ mail như Hotmail, Outlook, Gmail (G Suite), Yahoo mail,… các bạn sẽ truy cập vào các dịch vụ này trên web, tiến hành quản lý, duyệt mail, gửi mail, tất cả các thao tác thực hiện trên web được gọi là Webmail. Khi bạn sử dụng các dịch vụ email thông qua những phần mềm hỗ trợ duyệt mail được cài đặt trên máy tính như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird… sẽ được gọi là Email Client . Ví dụ, khi bạn tiến hành đăng ký Gmail, các bạn sẽ phải sử dụng có trình duyệt như Google Chrome hay Mozilla Firefox để đăng nhập Gmail gửi và nhận email

Về cơ bản, Email Client và Webmail đều phục vụ mục đích duyệt email, chỉ khác nhau về phương thức truy cập và tiếp cận. Với Webmail, tất cả thao tác sẽ thực hiện trên trình duyệt và trực tiếp trên dịch vụ email đó. Còn với Email client, các bạn sẽ duyệt mail bằng 1 phần mềm được cài trên máy tính, thông qua các giao thức kết nối nhân email như POP3, IMAP, việc duyệt email trên email client vẫn sẽ diễn ra bình thường.

Tìm hiểu giao thức nhận email POP3

POP3 là viết tắt của Post Office Protocol version 3 là một giao thức tầng ứng dụng, dùng để lấy thư điện tử từ server mail, thông qua kết nối TCP/IP. POP3 được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua ứng dụng email client như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail…

POP là một giao thức nhận mail có lịch sử lâu đời. Nó ra đời từ máy tính còn bị giới hạn bởi tốc độ, băng thông, vậy nên các kỹ sư đã tạo ra POP, một nỗ lực để làm đơn giản nhất có thể để tải các bản copy của email để đọc khi offline, sau đó xóa những email này từ remote server.

Phiên bản đầu của POP được ra đời năm 1984, bản nâng cấp POP2 vào năm 1985. POP3 là phiên bản hiện tại của giao thức này và nó vẫn là một trong những giao thức phổ biến nhất. Từ khi POP3 tạo ra các bản copy của email và xóa bản gốc trên máy chủ, các email được khóa chặt tại một máy nhất định và không thể truy cập thông qua webmail hay bất cứ client nào trên các máy khác. Tóm lại POP3 là giao thức 1 chiều.

Cơ chế hoạt động của POP:

• Kết nối đến server.
• Nhận toàn bộ mail.
• Lưu cục bộ như mail mới.
• Xóa mail trên server.
• Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port POP3 là:

• Port 110 – port không mã hóa
• Port 995 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là POP3S

Nhược điểm của POP3:

Mỗi lần nhận mail, POP sẽ download email đó về máy local (và mặc định xóa mail trên server đi) nên bạn sẽ không thể sử dụng nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP. Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình email client để POP3 không xóa email trên server mà chỉ “mask as read” – đánh dấu đã đọc với những email đó.

Ưu điểm của POP3:

• Mail được lưu cục bộ, tức luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet.
• Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận mail.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.
• Được lựa chọn để lại bản sao mail trên server.
• Hợp nhất nhiều tài khoản email và nhiều server vào một hộp thư đến.

Tìm hiểu giao thức nhận email IMAP

IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol, là giao thức chuẩn Internet được sử dụng bởi các ứng dụng email để truy xuất thư email từ máy chủ thư qua kết nối TCP/IP. IMAP được tạo ra vào năm 1986 nhưng nó vẫn phù hợp với công nghệ hiện đại thời nay. Ý tưởng của nó là thay vì người dùng cứ phải ràng buộc vào một email client nào đó, mà người dùng có thể check mail ngay trên đám mây internet từ bất kỳ thiết bị, ứng dụng nào.

Sự khác nhau chính giữa hai giao thức này là IMAP4 cho phép truy cập đến mail trên máy chủ và không tải nó đến máy tính cục bộ, không giống như POP3, POP3 thực hiện tải mail xuống máy tính cục bộ (lưu ý rằng cũng có một tùy chọn để copy trên máy chủ). POP3 chỉ tải mail từ hộp thư (Inbox) mặc dù các thư mục cục bộ khác có thể được tạo ra, trong khi đó IMAP4 lại cho phép truy cập đến tất cả các thư mục mailbox trên máy chủ.

Do không tải email về máy tính cục bộ nên IMAP cho phép người dùng đăng nhập vào nhiều email client hay nhiều webmail để xem cùng một email, bởi vì email này được giữ trên một remote email server chung. Tóm lại IMAP là kênh liên lạc 2 chiều, thay đổi trên mail client sẽ được chuyển lên server. Sau này, giao thức này trở nên phổ biến nhờ nhà cung cấp mail lớn nhất thế giới, Gmail khuyên dùng thay vì sử dụng POP3.

Cơ chế hoạt động của IMAP:

• Kết nối đến server.
• Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ (chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của những email được chọn lựa kỹ càng)
• Xử lý các biên tập từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là mail để đọc hay xóa…
• Ngắt kết nối với server.

Mặc định, port IMAP là:

• Port 143 – port không mã hóa
• Port 993 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là IMAPS

Nhược điểm của IMAP:

Vì IMAP lưu các email trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail client, sau đó xóa bỏ email gốc trên server. Ngoài ra nếu bạn sử dụng Gmail theo tên miền và vượt quá giới hạn dung lượng mặc định là 15GB/tài khoản, bạn có thể mua thêm dung lượng tài khoản với giá từ 700k / năm.

Ngoài ra, nếu sử dụng IMAP thì bạn cần phải có kết nối Internet nếu muốn truy cập email (IMAP chỉ kéo email headers về, nội dung email vẫn còn trên server).

Ưu điểm của IMAP:

• Mail được lưu trên server đầu xa, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau.
• Xem nhanh hơn khi chỉ có các tiêu đề mail được tải về đến khi nội dung được yêu cầu rõ ràng.
• Mail được dự phòng tự động trên server.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
• Vẫn cho phép lưu mail cục bộ (nếu bạn cấu hình).

Tìm hiểu giao thức Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync

Microsoft đã bắt đầu phát triển MAPI (đôi khi gọi là Messaging API) không lâu sau khi IMAP và POP được sử dụng. Một cách đơn giản, MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng & email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó. Tính năng này được đặt tên là “Exchange ActiveSync”.

Tùy thuộc vào loại thiết bị, điện thoại hay chương trình bạn sử dụng, công nghệ này được gọi tên là một trong ba sản phẩm sau của Microsoft: Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft nên chỉ những công ty nào sở hữu Exchange Mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange. Tuy nhiên, nhiều email client kể cả trình duyệt mail mặc định của Android và iPhone đều có khả năng Exchange ActiveSync, thêm người dùng Hotmail kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù thực tế Hotmail không hỗ trợ IMAP.

Đâu là giao thức tốt nhất? Nên chọn POP3 hay IMAP?

Như phân tích ở trên, POP và IMAP đều có những ưu nhược điểm nhất định (không kể Exchange là sản phẩm độc quyền của Microsoft). Rõ ràng là, còn tùy thuộc vào nhu cầu người dùng để quyết định đâu là giao thức mail phù hợp nhất. Dưới đây là những lời khuyên giúp đưa ra quyết định cuối cùng.

Chọn POP nếu:

• Bạn muốn truy cập mail chỉ từ một thiết bị.
• Bạn cần truy cập email thường xuyên dù có kết nối Internet hay không.
• Không gian lưu trữ trên server hạn chế.

Chọn IMAP nếu:

• Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Bạn có một kết nối Internet thường xuyên và tin cậy.
• Bạn muốn xem nhanh các email mới hoặc những email trên server.
• Không gian lưu trữ cục bộ hạn chế.
• Bạn lo lắng về vấn đề mất mát dữ liệu do hỏng hóc trên các thiết bị cục bộ.

Trên đây là một số thông tin để phân biệt các giao thức gửi mail như POP3, IMAP hay Exchange. Hi vọng với những thông tin trên các bạn có thể lựa chọn cho mình những giao thức và cách thức duyệt mail phù hợp với nhu cầu và thiết bị các bạn đang sở hữu. Trong trường hợp chưa có tài khoản gmail doanh nghiệp, các bạn có thể  vui lòng liên hệ ngay MGA.vn để được tư vấn tạo một tài khoản email doanh nghiệp cho mình.