Bạn nhận được nhiều email và nhận thấy các email này có phần chữ ký email với HTML gồm logo, font chữ, màu chữ, các sắp xếp cực kỳ chuyên nghiệp và đẹp? Bạn muốn tạo một chữ ký email như vậy? MGA sẽ hướng dẫn bạn:

Chữ ký email (Email Signature) là gì?

Chữ ký email ở đây không phải là chữ ký của bạn, mà chữ ký email là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở cuối cùng của một nội dung email. Bạn chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.

Chữ ký tại email hữu ích thế nào trong marketing?

– Việc bạn (hay toàn bộ nhân viên của công ty sử dụng dịch vụ Email Doanh Nghiệp theo tên miền riêng) để lại chữ ký trong các email họ gửi đi giống như việc để lại danh thiếp của bạn – thậm chí còn mạnh hơn.

– Quan trọng nhất,  chữ ký tại email là một tín hiệu rõ ràng cho người nhận, đồng thời cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được bạn, công ty của bạn (ví dụ họ tên, vị trí công việc, lĩnh vực kinh doanh, website..)

– Ngoài lợi ích trên, chữ ký email còn là một mẫu quảng cáo tới người nhận những tin tức, sản phẩm mới nhất. Giúp họ tiếp cận những thông tin này, hoặc website của công ty bạn chỉ bằng một cú click chuột.

– Điều quan trọng nhất chính là mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký. Các chi tiết cụ thể như Tên, vị trí, email, điện thoại… tát nhiên là sẽ thay đổi. Tuy nhiên, một số yếu tố cơ bản (Tên tổ chức, địa chỉ, website, khẩu hiệu…) và thứ tự các yếu tố này cần là chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty. Việc này giúp xây dựng thương hiệu hoặc sự nhận dạng cho công ty của bạn. Chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Làm cho người nhận email cảm thấy điểm chung, sự gắn kết của các thành viên trong công ty khi nhận được các email từ những người khác nhau trong công ty.

Hầu hết người dùng email đều muốn tạo cho mình một chữ ký cuối thư thật chuyên nghiệp với các thông tin liên lạc cơ bản cần thiết khi gửi email cho người nhận. Tuy nhiên, thật khó nếu như bạn không có “khiếu” để sáng tạo cho mình 1 chữ ký đẹp, hay còn gọi là sáng tạo. Như đã nói ở trên, bài viết này MGA sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký email bằng HTML gồm logo, font chữ, màu chữ và nhiều thông tin khác cùng với đó là cách sắp xếp định dạng chuyên nghiệp…  bằng việc sử dụng các dịch vụ tạo chữ ký email trực tuyến. Có rất nhiều dịch vụ tạo email trực tuyến từ miễn phí đến trả phí như wisestamp.com, emailsignaturerescue.com, hubspot.com, himasign.com, htmlsig.com … trong khuân khổ bài viết này, MGA sẽ hướng dẫn bạn sử dụng 2 dịch vụ tạo chữ ký email từ htmlsign và hubspot.

Tạo chữ ký email với HTMLSIG

Để sử dụng, bạn hãy truy cập vào địa chỉ này, ở đây chúng ta sẽ có 2 lựa chọn sử dụng là miễn phí và trả phí. Nếu không có yêu cầu cao, bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để tiến hành sử dụng miễn phí dịch vụ này, tất nhiên sẽ có một số giới hạn so với việc trả phí sử dụng.

Social (liên kết mạng xã hội của bạn), Disclaimer (quy định về nội dung –  bạn có thể nhấn vào No để bỏ qua nó)

 

Banner (có thể hiểu đây là hình biểu ngữ của bạn), Style (tùy chỉnh hiển thị về màu sắc, font chữ,…) và Apps (phần liên kết ứng dụng của cá nhân của bạn- chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản trên HTMLSig).

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn hãy nhấn vào Create Signature để bắt đầu việc khởi tạo chữ ký. Sau khi quá trình khởi tạo kết thúc, bạn sẽ được đưa đến trang Preview với mẫu email với chữ ký mà bạn đã tạo bên dưới. Nếu chưa ưng ý, hãy nhấn Edit để chỉnh sửa lại, còn nếu đã ưng ý bạn hãy nhấn Show source code để lấy mã nhúng HTML hoặc Download để lấy tập tin chữ ký sử dụng vào Gmail hoặc các dịch vụ email khác.

Tạo chữ ký email với HUBSPOT

Đầu tiên các bạn truy cập vào hubspot tại đây , sau đó bấm vào Create your free email signature. Đây chính là giao diện để bạn khai báo những thông tin cần thiết để tạo email.

• Tại tab Main bạn có thể thêm vào: Logo, Tên, Chức danh, Email, Số điện thoại di động, Tên công ty, Địa chỉ website, Số điện thoại công ty, Fax và địa chỉ..
• Tại tab Social tức mạng xã hội, bạn có thể thêm vào các đường dẫn đến trang cá nhân hay fanpage của bạn trên FB, G+, Twitter, Youtube, Pinterest, LinkedIn, Instagram…
• Tab CTA, Certification để tạo lưu ý về nội dung email khi gởi cho những người khác, nếu không thấy cần thiết thì bỏ qua.
• Tab Style: Giúp bạn chọn những format chữ ký khác nhau (Có 5 định dạng khác nhau, bạn có thể chọn định dạng thích hợp với mình), có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ và cả định dạng các icon.

Sau khi cung cấp các thông tin và lựa chọn xong, thì bạn hãy bấm chọn Create Signature. Bạn sẽ được chuyển về trang để bạn có thể copy chữ ký. Có 2 tùy chọn, là chọn Select Signature để copy thẳng chữ ký, hoặc chọn Get source code để copy hẳn code về để xài cho lần sau. Bạn muốn lấy phần nào thì chỉ cần chọn và copy chúng thôi.

Cài đặt thêm, thay đổi chữ ký email

Để tạo chữ ký Gmail, đầu tiên bạn hãy truy cập vào địa chỉ mail của bạn trước: https://mail.google.com/. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt (hình bánh răng) > Cài đặt.  Trong giao diện Cài đặt, hãy kéo xuống đến mục Chữ ký (Signature) và dán nội dung chữ ký đã tạo và Copy ở trên vào. Sau đó nhấn Save changes để lưu lại.

Với hướng dẫn này, MGA hy vọng các bạn sẽ tạo được cho cá nhân và doanh nghiệp các mẫu chữ ký đẹp và cung cấp những thông tin hữu ích của mình cho mọi người trong quá trình liên lạc.